【内製と決める前に】業務改善を自力でやろうとする理由

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不景気やコスト圧力が強まる中で、業務改善に取り組む企業は増えています。ただし、改善の必要性が高まる一方で、外部コンサルタントに全面的に依頼できるほどの予算を確保しにくいのも現実です。

そのため、多くの企業では、社内で業務改善の専門部隊を立ち上げ、自力でプロジェクトを進めようとします。これは自然な流れですが、実際には体制を作っただけでは改善は進まないという壁にぶつかりやすくなります。

多くの企業が業務改善を自力で進めようとする理由

以前であれば、スピードや効率を重視して、業務改善の専門家である外部コンサルタントに依頼する選択肢が取りやすい場面もありました。

しかし現在は、業務改善にかけられる予算が厳しく、外部に丸投げする進め方を採用しにくい企業が少なくありません。その結果、社内で専門部隊を組成し、自社主導で改善活動を進める流れが生まれています。

業務改善のために専門部隊を作ったとしても、そのメンバーがすぐに改善を推進できるとは限りません。実際には、次のような悩みが起こりやすくなります。

これは当然ともいえます。専門部隊に任命されたとしても、そのメンバーが過去に業務改善プロジェクトを成功へ導いた経験者とは限らないからです。現場業務を担当していた社員が、そのまま改善推進の役割を担うケースも珍しくありません。

社内で任命された専門部隊は、あくまで「改善を担う役割を与えられたチーム」です。役割上は専門部隊でも、業務改善の知識や実践経験まで十分に備わっているとは限りません。

そのため、体制だけを整えても、改善テーマの設定、現状把握、優先順位付け、実行計画の立案といった重要な工程で迷いやすくなります。限られた予算の中でも結果を求められる点が、社内の業務改善リーダーにとって難しいところです。

業務改善を自力で進める場合に大切なのは、単に専門部隊を作ることではありません。現状を把握し、課題を整理し、どの順番で改善を進めるかを設計できる状態にすることが必要です。

改善活動を形だけのプロジェクトで終わらせないためには、担当者個人の経験や勘に頼るのではなく、進め方そのものを整理していく視点が欠かせません。

企業が業務改善を自力で進めようとする背景には、予算制約があり、外部へ丸投げしにくい事情があります。その結果、社内で専門部隊を立ち上げる流れが生まれています。

ただし、専門部隊を作っただけで業務改善が進むわけではありません。任命されたメンバーが必ずしも改善のプロとは限らないため、何から始めるべきか、どう進めるべきかで迷いやすくなります。

だからこそ、自力で業務改善を進めるなら、体制づくりだけで終わらせず、現状把握や進め方の整理まで含めて設計することが重要です。