クラウドERP時代の失敗しないRFPの書き方｜実践編

RFPの構成・評価軸・事前準備を具体的に解説

前編の基本編ではクラウドERP時代においてRFPが重視すべきFit Gap判断の背景やRFPが失敗しやすい理由について整理しました。

本コラムの実践編ではRFPに何をどこまでどの粒度で書くべきかを具体的にまとめます。
業務要件機能要件非機能要件評価基準事前準備などそのままRFP作成に使える実務的なポイントを整理します。

1.RFPに必ず入れるべき項目（クラウドERP時代の標準構成）

前編で前提を整理したうえでここからは実際にRFPに何を書くかという実務フェーズに入ります。

特にクラウドERPでは標準機能の制約外付け活用運用変更の許容度がFit Gap判断に直接影響するためRFPの構成項目も従来のオンプレERPとは異なります。

業務要件（As Is To Be 要求一覧 優先度）

業務要件はRFPの中心となる情報です。
ただし業務フローや業務要求を大量に並べること自体が目的ではありません。

Fit Gap判断の土台として業務の解像度と優先度をそろえることが目的になります。

解説

• RFP段階では「業務フローの全書き換え」までは不要
• 必要なのは“Fit/Gapを判定するための材料”
• 優先度（MoSCoW）をつけることで、Fit側に寄せるべき領域・外付けすべき領域の判断精度が高まる

機能要件（クラウドERPでは粒度の差が重要）

クラウドERPのRFPでは機能要件を画面項目レベルまで詳細に書く必要はありません。
むしろ詳細に書きすぎるとベンダーがアドオン前提で提案してしまいFit to Standardの思想から外れてしまいます。

クラウドERPでは、

• 標準機能の改修が極めて限定的
• UIの改造は禁止または制限付き
• 業務フローは標準シナリオが基本

という制約があるため、RFPで求めるべきは “業務要求に対する標準機能の適合性（Fit/Gap）” です。

非機能要件（最も抜けやすい領域）

非機能要件は書かなければ提案されない項目です。
クラウドERPでは非機能が後工程の手戻りに直結するためRFPで確実に明文化しておく必要があります。

プロジェクト体制と役割（R&R）

Fit to Standardの議論では“誰がFit/Gap判断をするか” の「線引き判断者」が特に重要です。
体制表はRFPに必ず含めるべきです。自社内でもこの方針を明確にし合意しておくことが重要です。

ベンダー評価基準（RFPに記載すべき三つの評価軸）

RFPでは提案書の比較ができるよう、評価軸という物差しを事前に明示することが必須になります。
クラウドERPでは次の3つの評価軸に整理すると、ベンダーごとの差異が分かりやすくなります。

評価基準が明確なRFPは、提案のブレを抑え、ベンダー選定の透明性を高めます。

2.ベンダー評価の実務チェックリスト（実装力ではなく判断力を評価する）

ERP導入のベンダー評価は、 “細かい観点を並べる” のではなく、３つの軸に整理することが最も実務的 です。

① Fit/Gap判断力（＝ERP理解度）
② プロジェクト推進力（＝PM/PMO能力）
③ コスト透明性（＝見積の妥当性）

この３軸を揃えて評価すれば、提案の粒度が揃い、主観ではなく構造化された比較が可能になるとともに、ベンダーの実力をある程度見極めることに役立ちます。

Fit Gap判断力（ERP理解度）

Fit/Gap判断力は、ERPベンダーの“実力そのもの”を表す指標です。
クラウドERPでは、標準中心（Fit to Standard）が前提のため、Fit/Gap判断力が低いベンダーは後工程で手戻りを引き起こします。

解説

• 標準で“何ができるか／できないか”の理解
• 業務を寄せる（Fit to Standard）思想
• Gapを外付けで扱うべきか
• 運用変更すべきかの判断
• ERPコアは極力汚さない（Clean Core）の設計思想

これらの総合力が Fit/Gap判断力＝ERP理解度 として表れます。

プロジェクト推進力（PM能力）

ERP導入は Fit/Gap の議論以前に、プロジェクト推進力の差で品質が大きく変わります。
特にクラウドERPは Fit/Gap ワークショップが多いため、PM力が弱いと合意形成が進まず、スケジュールが崩壊します。

解説

クラウドERP導入では、Fit/Gapの判断 × PM/PMOの推進力 の両方が揃わないと、 プロジェクト後半で必ず破綻します。 PM/PMOが機能しているかどうかは、提案書の文章の構造・WS設計の提示 に明確に表れます。

コスト構造の透明性

RFP評価で見落とされがちなのが「コストの透明性」です。
安い・高いよりも、“何に／なぜ／どの程度かかるのか” が明確かどうかを見極めることが最も重要です。

解説

• コストの透明性は、ベンダーの誠実さ・プロジェクト経験値・Fit/Gap判断力が強く影響します。
• 透明性が高い見積は、後から大きく膨らまないという最大のメリットがあります。

3.RFP作成を成功させる事前準備（業務とITの前提条件をそろえる）

RFPの品質は、書き始める前の“材料集め” で決まります。
クラウドERP時代において、RFP前に整理すべき項目は大きく以下の2つです。

• 現行業務の事実（Fact）の整理（Fit/Gap判断材料）
• 粗粒度のシステムグランドデザイン（構想レベル）

この二つが揃うだけで、RFPの完成度は段違いに高まります。

現行業務の把握と業務課題の整理（Fit/Gap判断の材料づくり）

RFPは業務フローの“大量作成”ではなく、Fit/Gap判断に必要なインプットを揃えるための作業が最初の目的です。

システムグランドデザイン（粗粒度）

RFPを作る前に、システム全体の構想（粗いグランドデザイン） を1枚で良いのでまとめておくと、提案のブレが劇的に減ります。

これはFit/Gap判断 × 外付け判断 × ERPコアの役割を決める“上位方針”になるため、非常に重要です。
ただし、ERPが確定していないため想定するアーキテクチャの組み合わせだけでも十分です。

※より具体的で分かりやすくするために、製品名や詳細機能などを記載しシステム相関図のように表現する場合もあります

【まとめ】クラウドERP時代の失敗しないRFPの書き方｜実践編

クラウドERP時代のRFPは、Fit/Gapを正しく判断できる“材料をそろえること”が成功の鍵です。

• 事前準備として、現状業務・課題・優先事項を整理し、「どうありたいか」を明確にする
• カスタマイズが制限される前提で、業務要求を示し、粗い粒度でも標準でカバーできる範囲を確認する
• 外付け前提の領域も踏まえ、ベンダー側のデータ連携・周辺システム対応の知見を確認する
• 現行システム構成に加え、目指すITグランドデザインを提示し、標準外で対応する範囲の共通認識をつくる

この観点を踏まえてRFPを構築すれば選定も導入も迷走せず、自社に適したシステム／導入ベンダーを確実に選ぶことができます。

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