現状把握の進め方とポイント

現状把握、つまり現在現場ではどのように業務が行われているのかの実態をつかむことから始めます。

主にヒアリングやアンケートを中心に、ひとりひとりの業務を洗い出していき、洗い出された項目を精査してグルーピングといった取りまとめを行います。

 
効率的で漏れがないのは、アンケートを事前に配布し、アンケートを見ながらヒアリングを行って詳細情報を保管していくやり方です。

パッと目の前にアンケートが置かれ、自分のやっている業務をすべて書けと言われても、網羅的に書き出すことは難しいものです。

ヒアリングを通じて、個々の業務をはじめから終わりまでじっくり振り返ることで、そういえばあの業務もやっていた、状況に応じて業務が変わるところがあった、などの気づきが得られ、網羅的な業務の洗い出しに数歩近づけます。

また、アンケート上からは読み取りにくい、管理、といった漠然とした業務も、ヒアリングによってファイルを管理しているのか、プロジェクトレベルのものを管理しているのか、担当者の立場によって異なる対象物も、ヒアリングによって明らかにすることができます。