【業務可視化のポイント】フローチャート作図のルールとは

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業務フローチャートのルールを決めるときに大切なのは、細かい決まりを増やしすぎないことです。誰が見てもすぐ理解できること、同じ視点で業務を整理できることを優先してルールを整える必要があります。

特に最初に決めておきたいのが、帳票を軸に書くのか、業務を軸に書くのかという考え方です。この前提が曖昧なまま作り始めると、分かりにくいフローチャートになりやすくなります。

業務フローチャートのルールはシンプルにする

ルールを細かく作り込みすぎると、フローチャートを書くたびに記述方法で迷いやすくなります。その結果、本来の目的である「業務の流れを整理して共有すること」よりも、「ルール通りに書くこと」が優先されてしまうことがあります。

業務フローチャートでは、誰もが余計な知識なしに見て理解できることが重要です。また、複数人で作成・活用する場合でも、同じ見方で内容を共有できるようにしておく必要があります。

業務フローチャートの書き方には、大きく分けて2つの考え方があります。

どちらが良い悪いではなく、何を分かるようにしたいのかで向き不向きが変わります。重要なのは、どちらの書き方で整理するのかを事前に決めておくことです。

帳票軸のフローチャートは、帳票がどのタイミングで発生し、どこへ渡り、どのような処理を受けて最終的にどうなるのかを表す書き方です。

この考え方では、業務そのものよりも、帳票の流れと処理の関係が中心になります。帳票の扱いを詳しく整理したい場合には向いていますが、業務全体の流れを直感的に把握したい場合には、やや見えにくくなることがあります。

業務軸のフローチャートは、担当者や部門がどのような作業を行い、どの順番で業務が進むのかを表す書き方です。

業務の流れを把握したい場合は、帳票軸よりも業務軸のほうが理解しやすいことが多くあります。特に、現場の業務を整理したり、業務改善のために全体像を共有したりする場面では、作業を軸にした表現のほうが実用的です。

ルールを決めないまま複数人で業務フローチャートを書き始めると、帳票軸と業務軸が混在した図になりやすくなります。

たとえば、ある部分では人の動きや作業内容を追っていたのに、途中から帳票の流れが中心になってしまうケースです。図形の中に作業内容が書かれていたり、別の図形には帳票名が書かれていたりすると、読み手は何を軸に見ればよいのか迷ってしまいます。

業務を整理することが目的であれば、人や作業を軸にした表現でそろえるほうが分かりやすくなります。誰が何を行い、どのように業務が進むのかを追いやすくなるためです。

そのため、業務フローチャートのルールを決める際は、帳票軸と業務軸を混在させず、どちらかに統一することが重要です。特に業務改善や現場共有を目的とする場合は、業務軸で定義しておくほうが使いやすくなります。

業務フローチャートのルールでは、複雑な決まりを増やすことよりも、分かりやすく共有しやすいことを優先する必要があります。

特に重要なのは、帳票軸で書くのか、業務軸で書くのかを最初に決めておくことです。何も決めずに作り始めると、帳票と業務が混在した分かりにくいフローチャートになりやすくなります。業務整理を目的とするなら、作業や人の流れを追いやすい業務軸で統一することが有効です。