業務フローチャート作成のステップ

業務フローチャートは、最初からきれいに仕上げようとすると手が止まりやすくなります。効率よく作成するには、作業を段階ごとに分けて進めることが大切です。

まずは業務を洗い出し、その後に順番や分岐、ループを整理していくと、実態に合ったフローチャートを作りやすくなります。

ここでは、業務フローチャートを効率的に作成するための基本的な手順を、流れに沿って整理して解説します。

業務フローチャートは順番に作ると整理しやすい

業務フローチャートを作成するときに、最初から分岐条件やループ、記号の使い分けまで一度に考えようとすると、かえって整理しにくくなります。

作成を進めやすくするには、次の順番で段階的に整理するのが効果的です。

1. 業務を洗い出す
2. 処理の順番を並べる
3. 条件分岐を定義する
4. ループを定義する
5. 記号を整理する
6. 始点と終点を入れて完成させる

ステップ1：最初は業務を洗い出すことに集中する

最初の段階で重要なのは、業務がどこから始まるか、どこで分岐するかといった細かい構造を考えすぎないことです。

まずは、関係する業務や処理をできるだけ漏れなく洗い出すことに集中します。表現方法や順番、条件分岐、ループなどは、この段階ではまだ気にしなくて構いません。

パソコンのツールを使ってもよいですし、付箋に書き出して並べていく方法でも整理できます。

ステップ2：洗い出した処理を並び替えて順番を作る

処理を一通り洗い出したら、次にそれぞれの処理のつながりを整理します。

処理同士を線で結んだり、関連する付箋を並べ替えたりしながら、実際の業務の流れに沿って順番を作っていきます。

この段階まで進むと、全体像が見えやすくなり、フローチャートらしい形になってきます。

ステップ3：条件分岐を定義する

処理の流れを整理すると、途中で業務が分かれる箇所が見えてきます。

その分岐点では、どの条件で処理が分かれるのかを明確にする必要があります。分岐条件もひとつの要素として書き出し、フローチャートの中に組み込んで表現します。

条件があいまいなままだと、業務の流れを正しく表せないため、ここは丁寧に整理することが重要です。

ステップ4：ループを定義する

分岐条件を整理したら、条件を満たさなかった場合にどこへ戻るのか、あるいは別の処理に進むのかを定義します。

この段階では、どの処理からやり直すのか、どこで処理が終了するのかを明確にすることが重要です。

特に注意したいのは、分岐条件と戻り先の設定です。ここを誤ると、処理が終わらない無限ループのような構造になる可能性があります。

ステップ5：記号の使い分けは後から整理する

フローチャートでは、処理内容に応じてさまざまな記号を使い分けます。ただし、最初から記号の種類まで細かく考えると、作業効率が下がりやすくなります。

そのため、処理の洗い出しや順番の整理が終わってから、適した記号へ変換する流れのほうが進めやすくなります。

使用するツールによっては図形の変換がしづらいこともあるため、先に付箋などで整理してからツール上で清書する方法も有効です。

ステップ6：始点と終点を入れて完成させる

最後に、フローチャートの始まりと終わりを明確にします。

始点と終点は、専用の記号を使って表現します。ここまで整理できれば、業務フローチャートとしてひととおり完成です。

業務フローチャート作成を進めるときのポイント

• 最初から完成形を目指さず、段階ごとに整理する
• まずは業務の洗い出しを優先する
• 分岐とループは、順番を整理してから定義する
• 記号の使い分けは最後にまとめて行う

この順番で進めると、考える内容を切り分けやすくなり、作業の手戻りも減らしやすくなります。

まとめ

業務フローチャートは、次の流れで作成すると整理しやすくなります。

1. 業務を洗い出す
2. 処理の順番を並べる
3. 条件分岐を定義する
4. ループを定義する
5. 記号を整理する
6. 始点と終点を入れる

最初から細部まで作り込もうとせず、全体を段階的に整えていくことが、効率よくフローチャートを作成するポイントです。

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