現状把握も優先順位を付けて
業務改善に取り組むにしても、全ての部署を一斉に対象とするのは危険です。
というのは、現状の実態を掴みやすいルーチンワークが主体の部署もあれば、常に都度対応が求められたり企画が主体だったりと、実態を掴みにくい部署もあります。
この現状把握の難易度については、どの企業にも共通している部分があります。
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現状把握難易度＝高
代表的な部署が営業部です。
営業部の実態調査をしようにも、基本的にはお客様の要望に応じて動いていることが多く、網羅的に洗い出すことが困難です。
また洗い出すことが出来たにしても、真の改善効果を定量的に表すことが難しい傾向にあります。
例えば残業を減らして改善を図れたと思っていても、これまでできていた見込み顧客への手厚いフォローが失われ、後になって新たな問題となる場合もあります。
このように定量的な指標を持たせにくい部署、影響範囲の見えない部署は後回しにすべきです。
営業部に限っては実態把握よりも行動管理の方が効率的かつ効果的だったりします。
このテーマについてはまた後ほど。
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現状把握難易度＝低
代表的な例が経理部、財務部、総務部、人事部です。
これらの部署はすべてではありませんが、ルーチンワークが主体であり、かつ属人化している業務が多くの存在している傾向があります。
属人化で例えると、経理部では月の締めの作業で、あるマクロを使ってデータを加工しているが、それはAさんしかできないものであったりするわけです。
こういう実態を定量的に掴みやすい＝効果測定のしやすい部署を試験的に進めてみることをお勧めします。
業務改善推進メンバーとしても、事前にプロジェクトの流れを知り、ポイントをつかんでおくことでその後のプロジェクト自体を効率的に進めることができるでしょう。
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