BPMNは、業務の流れを共通の記号で表すための表記法です。Business Process Model and Notationの略で、OMGが仕様を公開しています。担当者の作業だけでなく、分岐、待ち合わせ、社外とのやり取りを区別して表せることが特徴です。
この記事では、初めて業務フローを書く人に向けて、基本記号の読み方と、申請・承認業務を整理する例を説明します。ツール操作やシステムへの実装を始める前に、関係者が同じ意味で図を読めるようになることが目標です。
BPMNと一般的なフローチャートの違い
一般的なフローチャートでも、作業の順序や条件分岐を表現できます。BPMNでは、記号や接続線の意味が仕様で定義されているため、作成者が変わっても同じルールで読み合わせしやすくなります。ただし、図をBPMNで描くだけで業務が自動化されるわけではありません。自動実行には、利用するシステムに合わせた設定や実装が必要です。
小さな作業の順番を共有するだけなら、簡単なフローチャートで十分な場合もあります。複数の担当者の分担や、外部の相手との連絡、並行作業の合流を明確にしたい場合には、BPMNを使う目的がはっきりします。
BPMNで最初に押さえる基本記号
- イベント：開始や終了など、業務中に起きる出来事。円で表し、枠線や内部の印で種類を区別します。
- タスク：「申請内容を確認する」など、一つの作業。角の丸い長方形で表します。
- ゲートウェイ：条件による分岐や複数の経路の合流。ひし形で表し、中の印で動作を区別します。
- シーケンスフロー：同じプール内での実行順序を示す実線の矢印。プールをまたいで接続しません。
- メッセージフロー：異なる参加者の間の連絡を示す破線。異なるプールをつなぎます。同じプール内の担当者間の順序には使いません。
プールは参加者を表す枠、レーンはプロセスを区分する枠です。レーンには担当部門や役割などを割り当てます。「部署が違うから必ず別プール」と決めるのではなく、今回どの参加者のプロセスを描いているかを先に決めてください。
申請・承認業務を整理する例
以下は説明用に作成した架空の業務例です。実際の企業の運用実績や、特定製品の動作検証結果ではありません。「社内申請」という一つのプールの中に、「申請者」と「承認者」の二つのレーンを置く想定です。
- 開始イベントを置き、申請者のレーンに「申請を作成する」「申請を提出する」のタスクを並べます。
- 承認者のレーンに「内容を確認する」を置き、提出タスクからシーケンスフローでつなぎます。同じプールなので、担当者が変わってもメッセージフローにはしません。
- 確認の後に排他ゲートウェイを置き、「申請を承認できるか」で分岐させます。
- 承認できる場合は「承認を記録する」へ進み、終了します。差戻しの場合は「差戻し理由を記入する」から申請者の「申請を修正する」へ戻します。
- 修正後に再提出・再確認する線を描き、終わりのない差戻しが仕様なのか、取消・取下げの経路も必要なのかを関係者に確認します。
図を見るときは、作業名だけでなく矢印の条件を声に出してたどります。「承認できる」と「差戻し」のどちらにも当てはまらないケースがないか、申請者が修正した後は誰が受け取るかを確かめてください。この例のように、戻り先と担当を具体的にすると、単なる作業一覧との違いが出ます。
排他分岐と並行分岐を混同しない
排他ゲートウェイは、条件に応じて一つの経路へ進めたいときに使います。並行ゲートウェイは複数の経路を開始し、合流側では到着を待ち合わせます。例えば「経理確認と上長確認の両方が必要」という業務で、一方の確認だけで次へ進める図にしていないかを確認します。条件によって片方だけ実行する経路を、両方の到着を待つ合流へつなぐと、進行できないモデルになることがあります。
BPMNで書き始める前に決めること・読み合わせの確認項目
- 対象範囲：何が起きたら開始し、どの状態になれば終了か。
- 対象の状態：現状の業務を描くのか、改善後の案を描くのか。
- 作業の粒度：部門間の受渡しを見たいのか、担当者の作業まで確認したいのか。
- 担当：各タスクの実行者と、判断の責任者を読み取れるか。
- 例外：差戻し、取消、回答待ちなど、実務で発生する経路を扱っているか。
- 接続線：同一プール内の順序と、プール間の連絡を使い分けているか。
最初から全記号を使う必要はありません。通常の経路を少ない記号で描き、実際に必要な例外を追加します。完成した図は業務の担当者と一件ずつたどり、「現実にはどう進むか」を確認してから共有すると、誤った前提を持ち込むことを減らせます。
仕様と記号を調べるための参考資料
- OMG：BPMN 2.0.2仕様と関連資料。規格の定義を確認する出発点です。
- Camunda：BPMN記号リファレンス。記号と具体例を照合できます。
- Camunda：ゲートウェイの説明。分岐・合流の違いを確認できます。
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