事務作業を効率化するなら、二重入力・資料探し・確認待ちを分けて記録し、最初に変える作業を一つ決めましょう。入力の速さだけを上げても、使われない台帳や回答待ちが残れば、仕事全体は進みません。
この記事は、総務や営業事務などの日常業務で「毎日忙しいが、何から減らせばよいか分からない」と感じる担当者向けです。資料送付の受付を例に、ムダの見つけ方、優先順位、変更後の確かめ方を5ステップで説明します。表と数値は説明用の架空例で、実在企業の改善実績ではありません。
1．一つの業務の開始と完了を決める
最初の対象を「事務全般」にすると、調査だけで終わりがちです。繰り返し困っている一つの仕事を選び、どの時点からどこまでを見るかをそろえます。架空の営業事務なら「資料請求を受け付ける」から「資料を送付し、送付記録を残す」までです。商談の追客は今回の範囲に含めません。
直近で完了した一件の依頼、受付記録、送付履歴を開き、実際に通った順に並べます。「普段はこうする」という記憶だけでなく、どこで入力し直したか、誰へ聞いたか、どの資料を探したかを確かめてください。顧客情報を改善用の共有表へそのまま写さず、照合に必要な管理番号などで扱います。
部署全体で対象業務をまだ選べない場合は、先に業務を一覧にします。本記事では一覧の作り方を繰り返さず、選んだ一業務の中にある負担の比較へ進みます。
【業務を一覧にする場合】【業務棚卸フォーマット】Excelひな形と記入例・工数の計算方法
2．二重入力・探す時間・確認待ちを分ける
まずは5営業日など、担当者が無理なく記録できる期間を決めます。これは本記事の始め方の提案で、5日あれば効果を証明できるという基準ではありません。月末だけの処理や例外が入らないなら、その発生時期も別に確認します。
| 困りごと | 実物で確かめること | 最初に考える変更 |
|---|---|---|
| 二重入力 | 同じ項目をどこからどこへ写し、各記録を誰が使うか | 残す正本と利用先を決め、不要な転記を省けるか確認 |
| 資料探し | 探した資料、保存先、最新版を判断した根拠 | 正式な保存先と版の識別方法をそろえる |
| 確認待ち | 誰に何を聞き、いつ依頼し、いつ回答が来たか | 判断に必要な情報、回答担当と不在時の窓口を明確にする |
例えば、受付一覧と送付一覧の両方へ会社名と宛先を入力していても、片方が不要とはまだ言えません。利用目的、閲覧権限、残す必要のある項目を担当者と確認します。同じ画面を参照できるなら一本化が候補になりますが、別の管理目的があれば項目の受渡し方法を見直します。
確認待ちでは、依頼文の不足で質問が往復しているのか、判断できる人が一人しかいないのかを区別します。前者なら必要事項を最初にそろえる、後者なら責任者と代替窓口を決める、というように変更する場所が異なります。催促の回数を増やすだけでは原因が残ります。
東京都の公式コラムも、転記や確認待ちを改善対象とし、入力時間以外の変化を見る考え方を示しています。東京都の「現場から始める業務改善」は、その方向性を確認する参考資料です。
3．月の負担と影響を比べ、最初の1件を選ぶ
回数と1回の負担を並べると、声の大きい困りごとだけで決めるのを避けられます。以下は架空の通常月を想定した比較です。各行は異なる作業で、同じ時間を重ねて計上していない前提です。
| 対象 | 月の仮定 | 比較する量 |
|---|---|---|
| 送付一覧への転記 | 200回、1回2分 | 実作業400分 |
| 送付資料の最新版探し | 40回、1回3分 | 実作業120分 |
| 送付可否の回答待ち | 20件、1件60分 | 経過待ち1200分 |
400分と120分は、人が実際に作業した時間です。一方、回答待ちの1200分は、その間ずっと人が拘束された時間とは限りません。実作業と経過待ちを足して「月1720分の工数」とはしないでください。催促や再確認に手を使った時間は、経過待ちと区別して記録します。
着手順は、次の順番で判断します。
- 誤送付や締切超過など、先に対処すべき問題が起きていないか。
- 不要・重複と判断できる根拠があり、変更の影響を関係者と確認できるか。
- 繰り返す負担が大きく、小さい範囲で試して戻せるか。
この例なら、転記400分がまず調査する候補です。ただし、送付一覧を別部門が重要な確認に使っていれば、すぐに廃止しません。資料探し120分の方が保存先の整理だけで試せるなら、そこから始める選択もあります。回答待ちで顧客への約束を守れないなら、工数とは別に優先して原因を調べます。
表の負担は削減できる時間の予測ではありません。転記の確認や記録の一部は残り、仕組みを整える時間もかかります。「400分あるから400分減る」と見積もらず、何を省き、何を残すかを決めてから試します。
4．変更を一つに絞り、通常と例外を試す
例えば資料探しを選んだら、対象を一種類の送付資料に絞り、正式な保存先、更新担当、最新版の表示を決めます。入口を増やさず、受付担当がそこから取り出せるかを試してください。既存の道具で実現できるなら、最初から専用製品を導入する必要はありません。
転記を見直す場合は、入力元と転記先の項目を一つずつ対応させます。件数が合っていても、宛先の欠落、別案件へのひも付け、訂正の反映漏れがあれば成功ではありません。試験用の資料で通常の受付と、宛先変更・送付取消などの例外を確かめ、責任者が実施範囲を決めます。
自動化は、この受渡し条件が決まってから検討します。AIによる文面整理、定型転記の自動化などを使う場合も、何を正しい結果とするか、不明時にどこで止めて誰が判断するかを先に定めます。社内で許可されていない外部サービスへ顧客情報や業務資料を投入しないようにしてください。
試行メモには、対象、変更する点、担当者、確認日、確認する数字、元へ戻す条件を残します。例えば「最新版が特定できない場合は送付前に資料管理者へ確認する」と決めれば、効率化のために誤った資料を送る事態を防ぎやすくなります。
5．同じ条件で比べ、続けるかを決める
改善前後では、対象業務、件数の数え方、記録する時間の範囲をそろえます。担当者の作業だけでなく、依頼する人や後工程に増えた入力・確認も含めます。最初の設定・教育時間は別欄へ残し、日々の時間だけを減らして採算が取れたとは扱いません。
計算方法の架空例として、変更前100件の総作業時間が500分、変更後80件が320分だったとします。合計は180分減っていますが、件数も違います。1件平均なら変更前5分、変更後4分で、差は1分です。前後とも同じ範囲の作業時間を測った場合の計算であり、改善が実証された数字ではありません。
簡単な依頼が増えた、繁忙期が終わった、担当者が変わったなどの条件差も確認します。平均だけでなく、極端に時間がかかった案件の理由、誤りや差し戻し、回答までの時間も見ます。短期間で数件しか起きなかった問題は、偶然起きなかった可能性があるため「解消済み」と断定しません。
- 負担が減り、誤りや他部門の負担も増えていない … 継続する範囲と更新担当を決める。
- 時間は減ったが誤りや問い合わせが増えた … 変更点を修正し、対象を広げる前に再確認する。
- 件数や条件が違い判断できない … 比較条件を記録し、同じ種類の業務で観察を続ける。
採用した手順は、通常の運用へ反映します。試行中の口頭説明だけで終わらず、担当が交代しても同じ保存先や判断条件を使える状態にします。
【手順を共有する場合】【業務マニュアルの作り方】6ステップとひな形・事務の記入例
事務作業の効率化でよくある疑問
二重チェックは減らしてもよいですか？
同じ項目を見ていても、誤送付や誤登録を防ぐ役割がある場合があります。チェックの目的、実際に見つかった誤り、後工程への影響を責任者と確認します。削減が妥当か判断できないなら確認を残し、入力元の改善や確認項目の明確化から始めます。J-Net21も、業務を見直す際に必要なチェックを検討するよう説明しています。
ExcelやAIを導入すれば効率化できますか？
道具だけでは、不要な入力や曖昧な判断条件はなくなりません。入力元、正本、完了条件、例外時の担当を決め、その条件を満たせる機能を選びます。選定時は実際の環境で使えるか、保守する担当がいるか、運用費や確認作業も含めて負担が見合うかを確かめてください。
最初の改善を決める記入メモ
次の項目を社内のメモへ写し、一つの作業について埋めてみてください。不明な部分は無理に数字を置かず、確認する人と資料を決めます。
- 対象業務と範囲 … 何を受け取り、何ができれば完了か。
- 困りごと … どこへ写す、何を探す、誰の何の回答を待つのか。
- 現状の根拠 … 対象期間、回数、実作業時間、経過待ち、確認した資料。
- 最初の変更 … 省くもの、残す確認、影響を受ける人。
- 試し方 … 担当、範囲、通常・例外の確認、元へ戻す条件。
- 比較と判断 … 件数あたり時間、誤り、他担当の負担、確認日。
最初の一歩は、忙しさを一括して「事務が多い」と呼ばず、転記・探す・待つのどこに負担があるかを実物で確かめることです。省ける根拠と影響を確認し、小さな変更を一つ試すところまで進めましょう。
参考資料
- 中小機構 J-Net21「事務作業ミスを減らし効率的に行うにはどうしたら良いでしょうか。」 … 業務の見える化、見直しと必要なチェックの考え方。
- 東京都「現場から始める業務改善」 … 転記・確認待ちを含む情報の流れと、改善前後の確認観点。
上記は一般的な考え方を確認した資料です。本記事の5ステップ、比較表、記入メモと数値例は編集上の提案として独自に作成しています。
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