ワークフローシステムは、申請を受け付け、担当者へ回し、承認や差し戻しの状態を管理するための仕組みです。業務フロー図を描く道具とは役割が異なります。図を作成できることだけで、申請や承認を運用できるとは判断しないようにしましょう。
作図ツール・ワークフロー・RPAの違い
| 道具 | 主に行うこと | この選定で確認すること |
|---|---|---|
| 作図ツール | 業務の流れを説明する図を作る | 図の共有・編集・版管理 |
| ワークフローシステム | 申請・確認・承認などの状態を進める | 担当と権限、差し戻し、履歴、例外 |
| RPA | パソコンやアプリの定型操作を実行する | 対象操作、実行環境、停止と再開 |
一種類の申請で、ルートと完了条件を決める
最初の対象を「社内手続き全般」にせず、備品購入など一つの申請に絞ります。誰が申請し、誰がどの条件で承認し、何をもって完了するかを並べます。金額や部署でルートが変わるなら、条件の境界も決めます。
選定時に確認する要件表
| 要件 | 確認すること |
|---|---|
| 入力と添付 | 必須項目、添付条件、入力誤りをどこで知らせるか |
| ルート | 部署・金額・条件で担当を分けられるか |
| 例外 | 代理、差し戻し、取消、担当変更、承認後の訂正を扱えるか |
| 権限 | 本人、担当、管理者が何を閲覧・変更できるか |
| 記録 | 誰がいつ何を判断したか、変更履歴と出力を確認できるか |
| 通知 | 通知先と期限、未着や対応待ちをどう確認するか |
| 連携 | 二重入力を防ぎ、失敗した処理の状態を照合できるか |
架空の備品申請で動きを試す
以下は製品の実測結果ではなく、導入前の試験設計例です。「申請→上長確認→購買手配→受付へ完了通知」を基本とし、不備なら申請者へ戻すルートを用意します。承認通知を送っただけで、備品の手配まで完了したことにはしません。
- 必要な項目がそろった通常申請が、正しい担当へ届く。
- 不備を戻した後、修正した申請の履歴がつながる。
- 承認者が不在でも、許可された代行者だけが処理できる。
- 同じ通知や連携が再実行されても、手配が二重にならない。
- 取消や担当変更の後も、未完了の申請を確認できる。
公式の承認機能を読むときの見方
Microsoft Power Automateの公式資料では、承認を作成し、結果に応じて処理を進める例を紹介しています。メール等で回答できることと、自社で必要な権限・代行・履歴の要件がすべて満たされることは別に確認します。
運用開始前に決める担当
申請フォームの更新、組織変更時の承認者の変更、滞留の確認、障害時の連絡、記録の保存を誰が行うか決めます。機能があるだけで完了とせず、通常と例外を担当者が試してから対象を広げます。