【これだけは押さえておきたい！】業務フローチャートの書き方

業務をフローチャート形式に整理したものが業務フローチャートというものですが、実は書き方には統一された基準がありません。

BPMNや産能大式のようにいくつか業務の流れを記述するための規格はありますが、どちらも分かりにくい細かい記述ルールを覚えないと使いこなすことができないのです。

そこで単純に業務を可視化して、誰もが同じ視点でその業務を把握するには十分な、業務フローチャートの書き方について考えていきましょう。

業務フローチャートを書く際のポイント

業務フローチャートを書くときに、面倒な記述ルールで悩まないこと
余計な知識なしに、誰もがすぐに見て理解できること
誰もが同じ視点で同じ認識で共有できること

最初に決めるべきこと「業務フローチャートを書く方向」

複数人で業務フローチャートを書き始める場合には、これを最初に決めておかないと後でとんでもない修正作業が発生します。

それは非常に単純なことなのですが「業務フローチャートを書く方向」です。

一般的にフローチャートといえば、システム系のフローチャートの認識が強く、ISOで定められたように下方向に記述していくパターンが多いです。

しかし、逆に業務系のフローチャート（BPMN、産能大式など）では、横方向にフローチャートを書いていくのが一般的だったりします。

複数人で業務フローチャートを書く時は様々な部署・担当の方が関係してきます。

ですので、このタテヨコの記述方向について、予めルールとして決めておく必要があります。

できれば、関係者への事前説明会などで業務フローチャートのサンプルを見せるなど、まずは絵としてイメージを固めてもらうのが良いでしょう。

部門（プール＋レーン）を大きな枠として配置する

業務フローチャートを書き始める際には、最初に業務を配置する枠組み（スイムレーンと呼ばれることもあります)を作り、それを業務上の部門として定義します。

BPMNなどの規格で言えば、部門ごとの大枠をプールと呼びます。

そして部門内のいくつかの子部門をレーンと呼びます。

作業を図形を使って表現していきますが、この図形を該当する部門内に配置することで、どの部門で行われている作業であるかを視覚的に認識できる形で表現することができます。さらに、枠＝部門をまたいだやり取りが、他部門とのやり取りを示す形となり、部門間のやり取りも同時に認識することができます。

また、システムという部門も定義してあげることで、データのやり取りも視覚的に表現することができ、情報のインプット・アウトプットも認識できるようになります。

作業１つ１つをオートシェイプなどの図形として配置

１つ１つの作業を四角い図形を使って表現していきます。

例えば営業部の仕事として「受注伝票入力」という作業があったら、営業部門の中に四角い図形を配置し、その図形にテキスト入力で「受注伝票入力」と書きます。

次に「在庫確認」の作業を行っていれば、同じく営業部門内に図形を配置し、テキストで「在庫確認」と書きます。

このように作業を図形として配置し、どのような作業であるかをテキストで表現し、業務を洗い出していきます。

図形と図形を「線」でつなぐ

作業をすべて洗い出してから、図形同士を線でひもづけて業務フローチャートを作成していきます。

先ほどの工程で言えば、「受注伝票入力」と「在庫確認」の図形を矢印つきの接続線で結んで表現します。

ここで重要なことは、最初から業務フローチャートを意識して接続線を引きながら図形を配置しないことです。

実際にやってみると分かりますが、後になって途中の作業を思い出すことが多々あります。

Excelを始めとしたデジタルツールでは、この接続線の引き直しが非常に手間がかかるので、なるべく業務フローチャートの修正作業を発生させないために、接続線は最後に引くことをおすすめします。

業務洗い出しのポイント

業務の洗い出し、業務の順番整理ときましたが、ここまでの作業工程は、実はExcelなどのデジタルなツールを利用するよりも、付箋などのアナログなツールを利用して洗いだした方が効率的に進められたりします。
それだけ業務フローチャートの編集は負担となります。
（詳しくは業務フローチャートのメンテナンス編で解説します）